【仕事】属人化を捨てろ!自由とやりがいが組織を蘇らせる!(BCP対策も)

「君はわが社には必要な人間だ」

「君がいなくなればわが社は立ち行かなくなる」

あなたはそう言われたいですか?会社の大黒柱になりたいですか?

人から信頼されることや頼りにされることで、自己承認欲求が満たされます。

それが仕事のやりがいだという方も多いでしょう。

ですが、道中を楽しみ自由を愛する”道楽家”の私は、正反対の考えをもっています。

 

「そんなこと言われたら”自由”じゃないやん!

明日もしれない不確実性の高い時代に、会社と個人が依存し合うのはよくないやろ!

オレがいなくなったとしても、次の方への引継ぎが円滑に進むように仕事を進めるで。

組織を仕組みで回す、まさに”幻影旅団”(©HUNTER×HUNTER / 冨樫義博)や。

オレがおろうがおろまいが、どっちでもいい状態。これが理想や」

 

これが私の流儀・美学であり、企業としてのBCP対応だと信じています。

 

この記事では、社会人6年目にして5つの職場を渡り歩いた筆者が、多くの企業、特に中小企業が陥りがちな「仕事の属人化の弊害」を分析しました。

そして、属人化を乗り越えて、誰もがサポートできる体制を作り、なおかつ本人のオリジナリティも活かすことができる真の仕事のやりがいを模索します!

なお、私が描く理想の組織像は、以下です。
・ある程度のマニュアル化が進んでいる
・業務の複数人体制制度が整っている
・人に仕事がついているのではなく、部門に業務がついている

この体制が整っていれば、万が一、誰かが欠勤した場合でも、取引先や仕事先に迷惑を与える可能性が低いです。緊急事態に強い、レジリエンス企業に進化します。

 

※本日の記事はコメディ要素0です(笑)  ↓ネタ記事はこちら↓

【コメディ】「これ以上は…」値引きパラダイス・洋服の青山に挑む

 

そもそも属人化とは何なのか?

 

属人化(ゾクジンカ)とは、業務の仕方や進め方、現在の進捗状況について、特定の従業員のみが把握している状況を指す言葉です。

わかりやすく言い換えれば「依存」とでもいえるでしょうか。

「その仕事は〇〇さんだけがやってるのよ」

「その仕事は△△さんしかわからへんねん」

という言葉が社内でよく聞こえるならば、属人化が進んでいるといえるでしょう。

属人化は、その業務の専門家が生まれやすい、従業員個人のスキルアップができるといったメリットもあります。

その反面、業務担当者が休んだ時に誰もその仕事の仕方が分からなかったり、他の人にとってはその仕事の仕方が正しいのかどうかさえ判断ができないというデメリットがあります。

 

特に重大なリスクとしては、担当者の急な欠席や休職・退職時に業務がストップするという問題が起きることです。特に一般的な企業におけるサラリーマンの業務においては、属人化はデメリットのほうが大きいでしょう。

※例外:声優・創作活動・スポーツなどの独自性を発揮する事例

ONE PIECEのルフィの声優問題が挙げられます。ルフィ役の田中真弓さんは息子に「私に何かあったら、ルフィの代役は誰が良い?」と尋ねたところ「野沢雅子さん」と回答されたそうです。

©ONE PIECE / 尾田栄一郎 /集英社

 

 

そして、「私よりも御大を挙げるんじゃない!」と突っ込んだそうです。(笑)

その逸話を聞いた野沢さんは「私、(ルフィの声優)をやるー!」と乗り気だったことも(笑)

この話のように、長寿アニメの声優さんは属人化せざるを得ない職業です。
(ルパン三世、サザエさん、ドラえもんなど違和感のない引継ぎに成功した事例もあります)

 

 

業務拡大中の中小企業ほど属人化しやすい

あなたの会社の社長はこのような言葉を言っていますか?

「我が社は優秀な人材ばかりだ。彼も彼女も、特に幹部職員の代わりは誰もいない」

そんなことを言われた方は、たとえ業務が忙しくてもうまく仕事を振れないでしょう。

「俺が、私が会社を支えている」という責任感や自負が増すからです。

もしくは、仕事を他人に振ってしまうことで自分の存在価値の低下を嫌気します。

 

そうなれば、属人化が属人化を呼ぶ”属人化スパイラル”になる危険性があります。

 

少人数で立ち上がった企業が業務拡大をした場合、上記のような事態になる可能性が高いです。

創業期を支えた現場叩き上げの重要人物たちが業務拡大後もそれぞれの部門の責任者となります。

そして、”カリスマ”もしくは”聖域”になる可能性もあります。

※プロ野球で例えるなら衰えの見えるベテラン選手が未だに主力を張り続ける事例が挙げられますね。世代交代が進んでいない過渡期のチームによく見られます。

 

そのような会社組織は、社員数が増えた際に、「100名の壁」を超えきれるかどうかが肝になるのではないでしょうか。

この100名には具体的な根拠はありませんが、数々の企業を渡り歩き経営者団体職員として数々の経営者と話してきた私の肌感覚です。

 

業種にもよりますが、99名以下の社員数なら多少、属人化が進んでいても業務は回るでしょう。

ただし100名を超えてくると売上規模も上がり、組織の統率、マネジメントが複雑になってきます。

 

データ管理から人事システムなどを構築せずに、数人のキーマンがパワープレーで仕事を回していくことには限界が生まれるでしょう。

100名前後の組織規模になった段階でもまだ業務全体の透明度が低く、仕事がキーマンたちにブラックボックス化している状態では、危機管理対策に懸念が生まれます。

簡潔にいうと、「いざという事態に脆い組織」になってしまうのです。

 

 

日本史と幻影旅団からみる属人化

歴史でもそうです。日本史においては、織田信長・信忠の父子が横死したあと、織田家は豊臣(羽柴)秀吉に乗っ取られました。

その豊臣秀吉も、自身の亡き後、徳川家康に天下を奪われています。織田信長や豊臣秀吉は、組織作りに失敗したのです。

徳川家康は、「徳川家康でなければ天下を治められない」という状況から、仕組みと制度を整えることで「誰が将軍になろうが天下を治められる」ようにしたのです。

 

そんなときこそ幻影旅団(©HUNTER×HUNTER / 冨樫義博 / 集英社)を思い出してほしいのです。

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実質的な組織のトップ・団長であるクロロ=ルシルフルは、自身が率いる組織である旅団についてこう話しました。

「旅団ではオレが頭でお前達は手足、手足は頭の指令に対して忠実に動くのが大原則だ。それは機能としての話で生死の話ではない。例えば頭が死んでも誰かが跡を継げばいい、場合によっては頭より足の方が大事な時もあるだろう」

この言葉の真意は、「トップよりも組織を大事にしろ」ということであり、属人化とは真逆の発想です。

「俺はトップであるが、俺がいなければ組織が回らないことはないぞ」と言っているわけです。

組織内での地位や利権、名誉にしがみついていれば絶対に出ない言葉でしょう。

※〇〇省の高級官僚や、巨大企業の役員クラスにはハンターハンターの幻影旅団編を読み込んでほしいものです。

 

私はこのクロロの言葉に、日本社会の闇を解決する活路があると思っています。

※私は新卒から勤務していた国土交通省時代、森友学園事件にかかわりました。数時間延々とシュレッダーを回したり、黒塗り文書を作成させられたり、深夜労働からの1時間睡眠で霞が関に出張も経験しました。義憤に駆られて上司に口答えしたりもしていました。

ただし上司や官僚の答えは、「組織を、政治家を守れ」だったのです。

森友学園事件はまさに、属人化の最たる例です。担当者同士が、あえて「わからないように」仕事をしていたのでしょう。そして国家を揺るがす汚職疑惑となり、業務の真相を抱え込んで財務局職員が自殺してしまうという悲しい結末になってしまったのです。

機動戦士ガンダム 閃光のハサウェイでは、ハサウェイはこれらの組織の悪癖を断罪するために地球連邦政府に対するテロリズム活動を開始しました。現実世界においても、テロと組織の腐敗は切っても切り離せないものです。

 

属人化の意味や原因とは何か

ここからはなぜ「属人化」が行わるかの原因を分析していきます。

〇多忙な業務

そもそも業務が多すぎる場合です。業務の属人化を防ぎ、複数人で共有するためには、マニュアルの策定や教育が必要です。ただし多忙な業務をこなす中で、マニュアルを作る時間や教育の機会を設けるのは難しいでしょう。

また、属人化的な仕事を行う方の多くは実力がある方でしょう。

そのような方にとって、「わざわざわかりやすくマニュアルに書き起こすなんて面倒だ、そんなことに時間を使いたくない」と思われる可能性があります。

 

〇業務における専門性の高さ

「その人にしかできない」という専門性の高い業務は、属人化しやすい業務になります。

〇人手不足

そもそも、業務を共有化する人がいないという人手不足も原因になりえます。

 

〇個人成果主義

個別の保有情報や仕事の仕方が成果につながる場合、それを他の仲間に共有しようしない方もいます。自分の手柄を渡してしまうと自身の成果にならないからです。

※share 共有(チームプレイ)できないような成果主義に問題があるかもしれません。

 

〇地位の維持

自身の代わりを作らないことで自身の地位を守ろうとすることもありえるでしょう。

ただし属人化で業務がブラックボックス化すれば、もしミスが起こった場合などでも周囲に判明しないことが大きなリスクです。

その他にも、品質の低下、引継ぎがうまくできない、適正な評価が下しづらい、知識や技術が継承されず、そのまま企業から消失する場合もある、といったデメリットがあります。

 

属人化対策を行うべき部門

もちろんすべての業務において「属人化」を防ぐ必要がありません。

機密事項や重要業務などは信頼できるごくごく少数の方のみが行うべきでしょう。

 

ただし、下記の業務は属人化によるメリットが大きいでしょう。
〇バックオフィスの業務 総務・人事労務関連、経理、その他事務関連
〇トラブルやセキュリティの対応
〇自社製品・サービスの説明
〇業務やプロジェクトのフロー「問い合わせの回答」、「プロジェクトの進め方」

 

属人化対策を行うことによる組織へのメリット

 

私が描く理想の組織は、以下です。
・ある程度のマニュアル化が進んでいる
・業務の複数人体制制度が整っている
・人に仕事がついているのではなく、部門に業務がついている

この体制が整っていれば、万が一、誰かが欠勤した場合でも、取引先や仕事先に迷惑を与える可能性が低いです。

また、上記のそういう状態を構築後、そのポストごとに担当者本人の強みやオリジナリティを活かすことも大事でしょう。

ここからはマニュアル化や業務の共有といった属人化の対策をすることによるメリットを紹介します。

〇仕事のクオリティを維持し、向上できる

ベテラン・中堅・新入社員など、どのようなレベルの従業員でも同じクオリティの仕事ができるようになります。同じ業務を担当できる人が多い場合、改善策についての意見も出やすくなり、クオリティの向上につながります。

※ただしこれは重鎮・ベテランさんからしたら面白くないんですよね。

(機動戦士ガンダムでいうならランバラルのような古参兵)

©機動戦士ガンダム /富野由悠季 / サンライズ

 

「この若造が!」となるわけです。

しかしですね。思い出してください。なぜ今、日本という国が「崩壊」に向かっているのか。

日本組織の年功序列、中年、中堅職員の奢り、汚職、忖度体質、大企業を中心とした平和ボケ。

全てが積み重なっているのです。

だから私は自分の資産を日本円(日本銀行≒国家全体)や日本企業に託そうとは思いません。

大半はビットコインやイーサリアムといった有望な暗号資産や米国株に変換します。

【大投資時代】ビットコイン BTC をポートフォリオに組み込むべき理由

 

※崩壊については多くの方は、まだ気づいていないでしょう。私は2018年あたりにBTCとETHに資金を移し始めたあたりから、日本の崩壊を予見しています。崩壊のレベルまではわかりませんが、2024~26年あたりに日本円の暴落を含む一端の終焉があるだろうと思っています。

このブログの前身や、姉妹ブログで度々と説明させていただいております。

クリプト≒フリプト

 

〇業務効率の向上と、空きリソースの有効活用

マニュアルを策定して、誰でも同じレベルで仕事ができるようにしておくと、仕事のやり方について迷う時間を削減することができます。そして、空いた時間を別の業務に充てることが可能になるのです。

上司やベテランさんにとっても、部下に教える時間を取る必要がなくなるのでメリットです。空いた時間で上司やベテランさんは、新たな価値を生み出す業務に関して試行錯誤する余裕が生まれるのです。

 

〇急な病欠、退職、休職にも対応できる(BCPも)

最も重要ですね!リスクマネジメントの肝は、どんな事態でも対応できる体制を作ることです。

これはBCPにも関連します。あらゆる企業や組織にとって災害などの緊急事態に際し、損害を最小限に抑え、事業の継続や早期復旧を図ることは重要です。

そのためには事前に事業継続のためのBCP(事業継続計画)を策定しておく必要がありますが、属人化対策はBCPにも役立つでしょう。

 

〇業務の専門性が高まってスキルアップできる

同じ業務を複数人かで担当すれば、不足している点や改善点が見えやすくなります。そのため、全体で業務の専門性を高めることも可能になります。

 

属人化を行った方が良い業務とポイント

また、属人化を解消していくためにはポイントがあります。

〇業務フローの可視化し、複数の担当者で共有しましょう

〇ルーティン作業、問い合わせの対応などについては、業務ごとのマニュアルを作成しましょう。

その際は、どのレベルの従業員が見ても分かるようにすることが重要です。

文章だけでなく、図や画像を盛り込んだマニュアルを作っておけば、誰にでも理解されやすいでしょう。

マニュアル作成の代行会社に頼むことも候補にあがります。

〇業務フローやマニュアルが完成後、それを運用しましょう。不足点・改善点があれば都度修正し、今以上に業務の効率化を進めることが可能です。

 

カリスマない企業が組織を持続させる

ここまで組織について解説してきました。ちなみに私は、ここで記載した内容を自分が働いている会社で上程するつもりはあまりありません。

今までの会社では私のような若造が偉そうなことを言うと、「何言うてるねん!新米は黙ってろ!」と上司たちから叩き潰されてきたからです(笑)

長谷川穂積氏ばりにフルボッコにされてきました。涙ちょちょぎれながら敗走したことも数知れず。

そういう組織のしがらみに私は疲れたんですよね。あの人は重鎮やぞ、忖度しろよ。とか○○さんは怒らせるな、とか。もっと米国企業みたいに合理的に働きたいなあ、と。

たぶんそんな人って多いと思うんです。

だから私は、中国の韓信が楚の項羽宛に書簡をしたためるようにブログを書いています。

それと同時並行で暗号資産(仮想通貨)投資、ブログ、YOUTUBEなどで会社員以外の収入源を確保して何があっても生きていける複数の「道」を作っているわけです。

いつか旗を上げるための準備運動みたいなものです。

 

どうしても組織が大きくなればなるほど、重要な業務などは属人化してしまいやすくなります。

本人が意識しようとしまいとも、属人化は進行し、トップや幹部はカリスマ化してしまうものです。

 

ではどうすればよいのか。

属人化を防ぎつつも、組織に所属する人々が自身の個性を最大限発揮してのびのび働くためには何が必要か?

 

それは、カリスマからの脱却です。

人物のカリスマ性で集まった組織は、その人物が欠けたり、その人物が変化すれば組織は迷走します。著名人のオンラインサロンが良い例で、一種の宗教になっているようなものもあります。

ドイツのヒトラー(+広報官ゲッペルズ)もそうです。

カリスマに人が集まれば、組織は危うさを帯びます。

だからこそ私は、「理念」に人が集まるべきではないかと思っているのです。

 

令和の時代求められるのは、カエサル、ハンニバル、始皇帝、項羽、織田信長といったカリスマではなく、理念を中心に集める緩やかな共同体なのではないのでしょうか。

 

※こちら葛飾区亀有公園前派出所において、両さんは日本道楽党を設立しております(笑)

もちろん大失敗したのですがこの話は非常に興味深いものがありました。

©こちら葛飾区亀有公園前派出所 / 秋本治 / 集英社

 

 

※この記事は、姉妹サイトのこちらの記事とも関連しております。

カリスマない道楽家

 

 

“道楽”に鍵アリ

 

「いっそ道楽で仕事をやるとかそれくらいの気がまえが必要です」by両津勘吉

 

私は「道楽家」にヒントがあると考えています。

道楽家とは、人間の持つ光と闇、どちらかだけを見るのではなく、その両方を見て受け止め、価値を見出す者です。

かっこよくいいましたが(笑)

単純に言えば、「既定の価値観や固定観念から外れたならず者」とでもいいましょうか。

私は2019年に国家公務員をやめて、暗号資産投資に本腰を入れました。その当時は「気でも狂ったのか」と散々な言われようでしたが、今は国家公務員を続けているよりも資金、知識、実務面において圧倒的に成長しています。

あの時、既定路線から飛び出したことが自分にとってのターニングポイントでした。

私は道楽家として、”肯定の行程・道草を楽しむ“を合言葉に、喜劇も悲劇もエンターテイメントに昇華する生き方を発信しています。

 

何が起こってもすべてを受け入れて、人生という物語の道中を楽しむのです。

道中を楽しんだ結果として、幸せも成功も手に入れることができるのかもしれません!

 

拙い文章ではありましたが、ここまでが私の思いです。皆様に届けば幸いです!

 

【貴重な時間を使って読んでいただき、誠にありがとうございました!】

当ブログ「徒然道草」は、「人生はRPGゲームだ。喜劇も悲劇も道中を楽しむ。すべてをエンタメに昇華しおもしろい世の中にしていきましょう!」という意気込みで運営しております。

トップダウン式に私から情報を伝えるのではなく、面白さも楽しさも読者の方々と共有していきたいと思っており、その理念を持って当ブログや関連サイト、YOUTUBEを運営しています。

令和のこち亀をモットーに、コメディ、サブカル、お仕事、雑学、ノウハウ、自己啓発など様々な内容を毎週日曜日に投稿中!また、小説家として電子書籍も出版しています。

「学歴、年収、結果、出世、結婚…」 常識や世間体、既定路線の資本主義競争、かつての私はそんな結果だけにこだわっていました。そんな中、とある退職が転機になり、人生観が180度変わります。 「やらなきゃいけない!」なんてない。

「おもしろくなき世をおもしろく!」

【姉妹サイト・関連コンテンツのご紹介】

①俺たちバグジー親衛隊  疲れた金曜の夜に、ふっと笑えるコメディを。「バカげている事ってめちゃめちゃ楽しいですよ!人生って結構面白いですよ!」

「学歴、年収、結果、出世、結婚…」 常識や世間体、既定路線の資本主義競争、そんな結果を忘れて、ただ、今この瞬間を楽しむ。それが俺たちバグジー親衛隊に登場する人物たちです。

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